Zelf je administratie doen: slim of zonde van je tijd?

Gepubliceerd op 9 mei 2025 om 12:22

Als zelfstandig uitvaartprofessional ben je dagelijks bezig met het begeleiden van families. Tegelijkertijd moet je ook je onderneming draaiende houden. Een vraag die vaak speelt: moet ik mijn administratie zelf doen, of toch uitbesteden? In dit artikel deel ik de afwegingen, alternatieven én een handige checklist.

De voordelen van zelf doen

Veel zelfstandige uitvaartverzorgers doen hun administratie zelf in Excel of met een simpel systeem. Dat bespaart geld én geeft controle. Je weet precies wat er binnenkomt en uitgaat, en je houdt grip op de grote lijnen. Een beetje administratie vraagt zo’n 4 uur per week. Het scheelt in accountantskosten en je weet precies hoe je ervoor sta.

De keerzijde: tijd en foutgevoeligheid

Vier uur per week is ruim 200 uur per jaar. Uren die je niet aan families, netwerk of rust kunt besteden. Bovendien is handmatig bijhouden foutgevoelig. Denk aan btw-fouten, vergeten kosten of dubbel geboekte posten.

Slim alternatief: automatiseren zonder uitbesteden

Je hoeft het niet volledig uit handen te geven. Er zijn goede boekhoudtools waarmee je veel werk automatiseert, maar zelf de regie houdt. Hieronder vind je drie populaire tools voor zzp’ers, mét maandbedrag en voordelen:

 

🔧 Praktische voorbeelden: hier bespaar je echt tijd mee

✅ Banktransacties automatisch koppelen:
Geen eindeloos overtypen meer – je uitgaven (bloemen, locaties, rouwvervoer) worden automatisch gekoppeld aan je administratie.
→ Bespaart ± 1 uur per week.

✅ Btw-aangifte in 2 minuten geregeld:
De tool telt je btw automatisch op en zet het overzicht netjes klaar voor de Belastingdienst.
→ Bespaart ± 2 uur per kwartaal.

✅ Sneller factureren en betaald krijgen:
Facturen maak je in 2 minuten in plaats van 20. Inclusief automatische herinneringen.
→ Bespaart ± 15 minuten per factuur.

✅ Uren en opdrachten overzichtelijk bijhouden:
Urenregistratie en opdrachtdetails koppel je eenvoudig aan je klant of verzekering.
→ Bespaart ± 1 uur per week én voorkomt vergeten te factureren.

✅ Realtime inzicht zonder handmatig rapporteren:
Een dashboard toont altijd je omzet, winst en openstaande posten.
→ Bespaart stress én onnodig uitzoekwerk.

⚠ī¸ De nadelen: wat moet je vooraf weten?

Boekhoudtools zijn handig, maar niet perfect. Dit zijn de meest voorkomende nadelen:

❌ Maandelijkse kosten: Je betaalt gemiddeld tussen de €5 en €35 per maand.

❌ Je moet tijd investeren om het te leren kennen.

❌ Niet alle functies zijn flexibel of passen bij elke werkwijze.

❌ Je werkt in de cloud, dus je bent afhankelijk van internet en privacybeleid.

❌ Uitgebreide functies zitten vaak in een duurder pakket.

👉 Tip: kies een aanbieder met een gratis proefperiode. Zo kun je kijken of het echt iets voor jou is.

✅ Checklist: is zelf doen nog slim voor mij?

Beantwoord deze vragen voor jezelf:

  • Besteed ik meer dan 3 uur per week aan administratie?

  • Gebruik ik Excel of werk ik grotendeels handmatig?

  • Vind ik het lastig om bij te blijven met btw-aangifte of kwartaalrapportages?

  • Groeit mijn praktijk en neemt het werk toe?

  • Wil ik overzicht houden, maar met minder werkdruk?

4 of meer keer een "ja" geantwoord? Dan is het slim om te overwegen (een deel van) je administratie te automatiseren.

đŸ’Ŧ Laatste tip:
Probeer een boekhoudtool eerst gratis uit. Je merkt snel hoeveel rust en ruimte het oplevert — zonder meteen je administratie uit handen te geven.

«   »

Reactie plaatsen

Reacties

Er zijn geen reacties geplaatst.